Organização de arquivos digitais: 7 dicas para manter a produtividade

Os arquivos digitais favorecem o aumento da produtividade dentro das empresas, mas isso só se eles estiverem devidamente organizados. Para que sua empresa também possa usufruir disso, veja algumas dicas de organização para arquivos digitais.

08-05-2018

organizacao de arquivos digitais



A gestão de documentos é uma tarefa burocrática que consome grande parte do tempo produtivo de uma empresa. Dentre as soluções disponíveis, a organização de arquivos digitais tem se mostrado a maneira mais atrativa para aumentar a produtividade nessa área.

Ao importar os documentos para o formato digital, tanto o controle quanto a gestão são facilitadas. Tudo isso em função da facilidade de organização. Como resultado, a empresa pode remanejar os colaboradores para tarefas mais produtivas, focando em questões práticas, como o atendimento ao cliente ou o desenvolvimento de produtos.

Caso tenha interesse em implementar essa forma de gestão de documentos em sua empresa, siga as dicas a seguir!

 

1. Contrate um fornecedor para a tarefa

Para garantir a gestão de arquivos da forma mais otimizada possível, é importante que a empresa não dependa apenas de seus computadores. A contratação de fornecedores, por exemplo, pode dar acesso a sistemas mais otimizados, práticos e eficientes.

2. Opte pelo armazenamento em nuvem

Confiar apenas nas máquinas do escritório não é o melhor caminho. A tecnologia em nuvem é fundamental para trazer maior organização, mobilidade e segurança para os documentos virtuais.

Por meio dela é possível acessar os arquivos em qualquer lugar, trabalhar em equipe com facilidade e reduzir drasticamente o tempo gasto na burocracia para a entrada e a consulta a documentos.

 

3. Restrinja o acesso aos documentos

Se todos os colaboradores tiverem acesso aos documentos, provavelmente em algum momento acontecerão acidentes, como a troca de nome de clientes, mudança de posição de pastas, etc. Dessa forma, visando a maior produtividade do sistema, é fundamental que apenas alguns funcionários possam alterar os arquivos digitais.

 

4. Monte uma estrutura de pastas

Outra forma eficiente de aumentar a organização dos documentos digitais é por meio de estruturas de pastas. A ideia é criar níveis de organização em função do conteúdo do arquivo.

Desse modo, a pasta “cliente” seria usada para armazenar todas as informações de clientes. Dentro dela, poderia existir a “clientes A”, que listaria os compradores que tem o nome iniciado pela letra “A”.

 

5. Nomeie corretamente cada arquivo

O grande diferencial dos arquivos digitais é que eles podem facilmente ser guardados, alterados e encontrados. Mas, para acelerar o processo, é importante que cada documento tenha, em seu nome, informações relevantes, como data de emissão, nome do cliente, tipo de operação, natureza da emissão, etc.

 

6. Use “tags” para facilitar a organização de arquivos digitais

Fazer uso de títulos longos não é uma boa estratégia para quem quer aumentar a produtividade da empresa. Portanto, um quadro de tags, ou abreviações, é uma ferramenta interessante. Para não escrever “pagamento”, é possível utilizar, por exemplo, “pag”.

 

7. Sempre siga as regras definidas

Por mais que a organização de arquivos digitais comece a dar resultado na empresa, é fundamental que as regras delimitadas sejam sempre seguidas. O descuido em relação a isso pode levar a morosidade nos processos e perda gradual de ordem e produtividade.

Além da organização, a empresa pode fazer uso de outros recursos para impulsionar seu desempenho. Veja nosso artigo sobre 4 ferramentas de produtividade da equipe e entenda mais sobre o assunto.




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