Conheça as vantagens da gestão de documentos na nuvem

A gestão de documentos na nuvem é uma ideia que parece pouco aplicável em sua empresa? Veja o que fazer.

24-05-2018

gestao de documentos na nuvem


Se para você não estão muito claras as razões que poderiam justificar a adesão a essa tecnologia, talvez uma resposta esteja na sua própria contabilidade.
Em primeiro lugar, a escrituração digital já é uma realidade. O SPED Fiscal está em expansão, priorizando a digitalização de procedimentos que antes consumiam quantidades colossais de papel, fora o espaço demandado.

Isso significa que a documentação em papel está cada vez mais em desuso, até mesmo para cumprir com as obrigações junto ao fisco, por isso, sua empresa não pode e nem deve ficar para trás.

Neste artigo salientamos as vantagens que a computação em nuvem pode gerar, inclusive em termos de produtividade. Ficou interessado e quer saber o que fazer para aproveitar seus recursos? Confira:

 

Redução de custos e despesas

A vantagem direta da gestão de documentos na nuvem é justamente eliminar a necessidade de armazenar documentos físicos. Menos papel e mais espaço só podem significar menos despesas, primeiro pelos gastos menores na compra de formulários, pastas e itens de papelaria.

Além disso, sua empresa pode aproveitar o espaço para investir em novos produtos, serviços ou mesmo em expandir suas atividades para outros segmentos. Se você gerencia um curso, por exemplo, quanto mais você armazenar seus documentos em nuvem, mais espaço terá para receber novos alunos ou mesmo oferecer ensino a distância.

 

Reforço de segurança

Papéis mantidos em locais pouco acessados são um convite para problemas que podem ser eliminados quando sua empresa passa seus registros para a nuvem. Nem mesmo eventuais quedas em servidores comprometerão a segurança dos dados, desde que você tenha um backup.

Outro recurso que aumenta ainda mais a segurança é a criptografia de dados, o que neutraliza a ação de hackers mal-intencionados e de vândalos digitais.

 

Aumenta a mobilidade e a agilidade

Por meio de smartphones, você tem na palma da mão acesso a todo tipo de informação relevante, inclusive as que dependem de acesso a documentos sigilosos. Manter documentos na nuvem garante que eles estarão disponíveis a qualquer hora e lugar. Para isso, você só precisa de um dispositivo, não importa qual seja, com acesso Web.

 

Melhora a comunicação

Outro aspecto que melhorou sensivelmente é a comunicação. Por exemplo, repartições públicas, escritórios de advocacia e de contabilidade, com a nuvem, podem acessar documentos com muito mais agilidade, inclusive integrados a softwares de comunicação.

Portanto, a gestão de documentos na nuvem é um avanço também para o trabalho em equipe. Todos podem acessar e visualizar documentos ao mesmo tempo, o que representa mais produtividade em função da comunicação sem intermediários.

Temos uma dica especialmente para você que está em busca de recursos para organizar arquivos digitais! O Santander Negócios & Empresas possui uma parceria com a MidiaMobi, que oferece 25% de desconto para clientes Santander organizarem seus documentos em nuvem. Clique aqui para saber mais.

CONTEÚDO RELACIONADO

Notícias e Atualidades

Santander e Fundação Dom Cabral realizam evento sobre as perspectivas macroeconômicas de 2019

Notícias e Atualidades

Você sabe como escolher um banco no exterior?

O que você achou desta matéria?

O QUE A GENTE PODE FAZER PELA SUA EMPRESA, HOJE?

Para tornar nossos conteúdos cada vez mais atrativos, responda nossa pesquisa e nos conte quais temas são mais relevantes para o seu desenvolvimento

RESPONDER

JÁ RECEBE A NOSSA NEWSLETTER?

Para receber gratuitamente as notícias que interessam a quem tem negócios, insira um endereço de e-mail:

CADASTRAR